Eine feste Ansiedlung sollte auch dann erwogen werden, wenn zunächst nur in geringem Umfang eine Geschäftstätigkeit in Finnland ausgeübt werden soll, da auch in einem solchen Fall leicht eine steuerliche Betriebsstätte entsteht mit der Folge, dass ohnehin mit der festen Ansiedlung vergleichbare Registrierungspflichten entstehen.

Wenn ein Unternehmen in Finnland eine Betriebsstätte hat, dann ist es in Finnland steuerpflichtig. Diese Feststellung wird gerne zum Anlass genommen, beim Einstieg in den finnischen Markt die „Gründung“ einer Betriebsstätte um jeden Preis vermeiden zu wollen. Hierdurch werden jedoch oft mehr Probleme geschaffen als gelöst.

Eine steuerliche Betriebsstätte kann nicht im Wortsinn gegründet werden. Der Begriff knüpft allein an die tatsächlichen Gegebenheiten an, eine Betriebsstätte ist also entweder vorhanden, oder sie ist es nicht. Das Entstehen der Betriebsstätte kann weder durch Nichtanmeldung einer Niederlassung noch durch sonstige Unterlassungen verhindert werden. Eine Betriebsstätte entsteht nur dann nicht, wenn die Geschäftstätigkeit in tatsächlicher Hinsicht so organisiert wird, dass die Voraussetzungen für eine Betriebsstätte nicht vorliegen.

Eine Betriebstätte im Sinne der Unternehmensbesteuerung ist eine Geschäftseinrichtung durch welche die Tätigkeit des Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird. In Betracht kommen insbesondere Geschäftsstellen, Zweigniederlassungen, Fabrikations- und Werkstätten oder auch Bauausführungen oder Montagen von einer gewissen Dauer. Eine Betriebstätte kann sogar schon dann vorliegen, wenn ein Unternehmen einen abhängigen Vertreter in Finnland beschäftigt, der bevollmächtigt ist im Namen des Unternehmens Verträge abzuschließen und dessen Tätigkeit sich nicht auf den Einkauf und Waren beschränkt.

Eine Betriebstätte liegt dagegen nicht vor, wenn ausschließlich bestimmte vorbereitende und unterstützende Tätigkeiten wie z.B. Lagerung und Auslieferung von Waren, Einkauf von Gütern und Waren, Informationsbeschaffung oder Werbung für das Unternehmen wahrgenommen werden.

Es kann in der Praxis sehr schwierig sein sicherzustellen, dass eine Betriebsstätte auch dauerhaft nicht entsteht. Wird zum Beispiel ein Außendienstmitarbeiter für den finnischen Markt eingestellt, so kann dies eine Betriebsstätte begründen, wenn der Mitarbeiter zum Abschluss von Verkäufen bevollmächtigt ist. Eine solche Bevollmächtigung kann sich auch durch Duldung von getätigten Abschlüssen ergeben, auch wenn der Arbeitsvertrag eine solche Vertretung ausdrücklich verbietet.

In Grenzfällen kann daher das Ziel, eine Betriebsstätte nicht entstehen zu lassen, nur durch ständige Kontrolle erreicht werden. Da dies sehr aufwändig sein kann, ist es in vielen Fällen die wirtschaftlich günstigere Entscheidung, sogleich eine Betriebsstätte in Finnland anzumelden. Dies führt natürlich zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand in Form von Buchführung und Steuererklärungen, dafür ist man vor nachträglich eintretenden Überraschungen sicher.

Stellt sich dagegen erst nachträglich heraus, dass eine Betriebsstätte tatsächlich vorgelegen hat, aber keine Steuererklärungen abgegeben worden sind, so kann dies empfindliche finanzielle Folgen haben. Insbesondere sehen die Steuergesetze für solche Fälle drastische Strafzuschläge zu den festzusetzenden Steuern vor.

Wenn ein Unternehmen auf dem finnischen Markt auf Dauer in gewissem Umfang Geschäfte betreiben will, ist es sinnvoll, frühzeitig die organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. Dies kann in Form einer Zweigniederlassung oder einer Tochtergesellschaft geschehen. Beide Alternativen führen dazu, dass das Unternehmen als in Finnland tätiges Unternehmen in das finnische Handelsregister eingetragen wird. Für die finnischen Geschäftspartner ist damit sehr viel leichter erkennbar, mit wem sie es zu tun haben.

Eine Zweigniederlassung ist keine selbständige Gesellschaft, sondern rechtlich und organisatorisch Teil des Hauptunternehmens und damit grundsätzlich dem Recht der Hauptgesellschaft unterworfen. Schuldnerin von Verbindlichkeiten ist ebenfalls die Hauptgesellschaft.

Die Tochtergesellschaft ist ein von der Muttergesellschaft selbständiges Unternehmen, in Finnland in der Regel eine private Aktiengesellschaft (Oy). Schuldnerin von Verbindlichkeiten ist die Tochtergesellschaft selbst. Bei Aufnahme einer Vertriebs- oder Produktionstätigkeit in Finnland kann daher insbesondere unter dem Gesichtspunkt der Haftungsbeschränkung die Gründung einer Tochtergesellschaft einer bloßen Niederlassung vorzuziehen sein.

Entgegen einer verbreiteten Meinung ist die Gründung einer Tochtergesellschaft oft weniger aufwändig als die Errichtung einer Zweigniederlassung. Für die Tochtergesellschaft muss das Mindestkapital von 8 000 Euro aufgebracht werden, so dass der kurzfristige Kapitalaufwand höher ist.

Dem stehen bei der Zweigniederlassung allerdings deutliche Reibungsverluste gegenüber, die auf der Tatsache beruhen, dass ein ausländisches Unternehmen in Finnland unmittelbar tätig wird. So muss bei der Gründung der Zweigniederlassung der vollständige Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung der Gesellschaft in beglaubigter finnischer Übersetzung zum Handelsregister gereicht werden. Ebenso müssen in jedem Jahr die Jahresabschlüsse der Hauptgesellschaft übersetzt eingereicht werden.

Im Übrigen ist der Gründungs- und Verwaltungsaufwand bei beiden Varianten praktisch identisch. Für beide Varianten gilt, dass eine Genehmigung des Registeramtes erforderlich ist, wenn die Haupt- bzw. Muttergesellschaft ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes hat. Dies gilt insbesondere für die Schweiz.

Unabhängig davon, ob die Geschäftstätigkeit in Finnland durch eine Niederlassung, eine Tochtergesellschaft oder durch eine nicht registrierte Betriebsstätte ausgeübt wird, ist es aus steuerlichen Gründen erforderlich, den internen Leistungsaustausch zwischen der Haupt- bzw. Muttergesellschaft und der finnischen Ansiedlung vertraglich zu dokumentieren.

Da der in Finnland erzielte Gewinn hier auch versteuert werden muss, muss der Ertrag der finnischen Niederlassung oder Tochter buchhalterisch abgegrenzt werden. Damit die Steuerbehörden die Abgrenzung anerkennen, muss sie betriebswirtschaftlich nachvollziehbar sein. So wird sich die finnische Steuer nicht damit zufrieden geben, wenn der finnischen Niederlassung in erster Linie Kosten zugewiesen werden, die Erträge aber bei der ausländischen Hauptgesellschaft verbleiben und damit der finnischen Steuer entzogen werden.

Dieses Interesse besteht natürlich diametral umgekehrt ebenso beim für die Hauptgesellschaft zuständigen Finanzamt. Es liegt auf der Hand, dass die beteiligten Finanzämter hier nicht immer einer Meinung sind, wie die Abgrenzung sachgerecht zu erfolgen hat. Es kommt dann leicht zu einer Situation, in welcher für bestimmte Erträge sowohl das eine wie das andere Finanzamt Steuern erheben. Die Bereinigung solcher Situationen ist mit erheblichem juristischem Aufwand verbunden.

Das Risiko, hier zwischen die Räder zu geraten, kann das Unternehmen ganz erheblich verringern, indem die Verrechnungspreise und ähnliche Abgrenzungen in internen Verträgen ausdrücklich und im Voraus dokumentiert werden. Wenn solche Verträge inhaltlich so gestaltet sind, dass sie auch zwischen unabhängigen Unternehmen so hätten entstehen können, werden sie in aller Regel auch von den Steuerbehörden anerkannt.