Yllätykset veroasioissa tietävät yleensä huonoja uutisia ja siten yllätyksiä tulisi välttää. Vaadittujen veroilmoitusten toimittamatta jättäminen johtaa pääsääntöisesti määrättävien verojen korotukseen. Sanktiot vaihtelevat maasta toiseen. Vaikka veroilmoituksen tekemättä jättäminen ei olisi ollut tahallista, Suomessa seurauksena on veronlisäys, joka voi olla 1-30 prosenttia veroviranomaisille ilmoittamatta jätetyistä tuloista.

Siinä tapauksessa, että tietty tulo on ilmoitettava Suomen veroviranomaisille, verovelvollinen ei voi vapautua vastuusta vetoamalla kotimaansa veroviranomaisille tekemäänsä veroilmoitukseen. Tulo on usein veronalaista useammassa kuin yhdessä valtiossa. Jos yhtiö on ilmoittanut verotettavat tulonsa ainoastaan kotivaltiossaan, yhtiö voi hakea ylimääräisen veron palautusta, jos osa tulosta olisi todellisuudessa ollut veronalaista toisessa valtiossa kotivaltion lisäksi tai sijasta. Veronpalautusta voidaan luonnollisesti hakea ainoastaan niin kauan kun sitä koskevat määräajat eivät ole umpeutuneet. Virheen tapahtuessa korjaaviin toimenpiteisiin pitäisi ryhtyä kiireellisesti.

Yhtiöt voivat vapaasti valita ulkomaan toimintojensa oikeudellisen muodon. Yhtiö voi perustaa ulkomaille tytäryhtiön tai sivuliikkeen. Valinta vaihtoehtojen välillä on liiketaloudellinen kysymys ja valinta perustuu tarkasteltavan liiketoiminnan ominaispiirteisiin. On kuintekin virhe kuvitella, että yhtiö voisi välttää verovelvollisuuden ulkomailla olemalla rekisteröimättä ulkomaan toimintoja.

On sanomattakin selvää, että ulkomainen tytäryhtiö tai sivuliike on verovelvollinen sijaintivaltiossaan. On vähemmän ilmeistä, että myös ilman muodollista oikeudellista rakennetta, jokainen oikeudellinen yksikkö on verovelvollinen sen täyttäessä kansallisen verolainsäädännön ja verosopimusten asettamat vaatimukset. Säädösten tarkoituksena on varmistaa, että ulkomaisten yhtiöiden verovelvollisuus ratkeaa toisessa valtiossa suoritettavan liiketoiminnan laajuuden ja luonteen perusteella. Yhtiön muodollisella organisaatiolla tai rekisteröitymisellä viranomaisten rekistereihin on vain vähäinen merkitys ja ne voivat usein jopa osoittautua merkityksettömiksi. Yhtiöllä ei ole mahdollisuutta valita missä valtioissa yhtiö on verovelvollinen.

Rekisteröimättömän yhtiön tapauksessa verovelvollisuuden selvittäminen edellyttää yhtiön toiminnan laajuuden ja ominaispirteiden perusteella. Toimintojen muuttuessa jatkuvasti, on usein olemassa vaara, että yhtiöstä tulee verovelvollinen ilman, että yhtiö itse havaitsee asiaa. Tällaisissa tilanteissa yhtiö voi joutua sanktioiduksi, sillä veroilmoituksen jättämättä jättäminen on rikkomus, vaikka tekoa ei olisi tehty tarkoituksella.

Sivuliikkeen tai tytäryhtiön perustaminen ja rekisteröimien selkeyttää yhtiön verotuksellista asemaa ja ehkäisee riitoja veroviranomaisten kanssa. Verovelvollisen yksikön perustaminen on siten suositeltavaa, jos ei ole mahdollista varmuudella määrittää aiheutuuko ulkomaantoiminnoista jo nykyisellään tai lähitulevaisuudessa tapahtuvan kasvun johdosta verovelvollisuus kohdevaltiossa.

Sanaparia kiinteä toimipaikka voidaan pitää kansainvälisen vero-oikeuden tärkeimpänä ja kiistanalaisimpana käsitteenä. Ulkomaantoiminnot ovat verovelvollisia kohdevaltiossa, jos yhtiölle muodostuu kohdevaltioon kiinteä toimipaikka. Kuten yllä on todettu, asia ratkeaa toiminnan tosiasiallisen luonteen, ei muodollisuuksien perusteella.

Suomi on solminut useimpien tärkeiden kauppakumppaniensa kanssa kahdenvälisen sopimuksen kaksinkertaisen verotuksen välttämiseksi. Nämä verosopimukset perustuvat pääosin OECD:n mallisopimukseen. Yksityiskohdissa sopimusten välillä on kuitenkin merkittäviä eroavaisuuksia.

Mallisopimuksen mukaan kiinteällä toimipaikalla on kaksi perustuntomerkkiä:

Kiinteä toimipaikka edellyttää aina pysyvää liikepaikkaa, joten kuljetusajoneuvojen käyttämisestä tavaroiden kuljettamiseen yleisillä liikenneväylillä ei muodostu kiinteää toimipaikkaa. Yksityisen pysäköintitalon tai tullivaraston käyttämisestä vakituisesti tavaroiden jakeluun muodostuisi kuitenkin kiinteä toimipaikka. Useimmissa tapauksissa toimistot, sivukonttorit, tehtaat ja työpajat sekä määrätyn ajan kestävät rakennustyömaat ja asennusprojektit katsotaan pysyviksi liikepaikoiksi. Tällaisesta liikepaikasta liiketoimintaa harjoittavan tahon ei välttämättä tarvitse olla tilan omistava tai vuokrannut taho.

Kiinteästä liikepaikasta muodostuu verovelvollinen yksikkö ainoastaan silloin, kun toimipisteestä käsin harjoitetaan merkittävää liiketoimintaa. Pelkästään valmistelevat tai avustavat toimenpiteet kuten tilojen käyttäminen varastona, yhtiölle kuuluvien tuotteiden esittelytilana tai toimituspaikkana sekä tavaroiden ja informaation hankkimista ei pidetä tarkoitetussa mielessä liiketoimintana.

Ei ole olemassa yleistä listaa toimenpiteistä, joita voidaan pitää valmistelevina tai avustavina. Esimerkiksi yhtiön omien tavaroiden varastoiminen on yleensä avustavaa toimintaa, mutta asiakkaiden tavaroiden varastoiminen pääasiallista liiketoimintaa. Toimintaa on arvioitava osana yhtiön liiketoiminnan kokonaisuutta.

OECD:n mallisopimuksen mukaisten verosopimusten määritelmän mukaan yhtiölle muodostuu säännönmukaisesti kiinteä toimipaikka toiseen valtioon, jos yhtiöllä on työntekijöitä myynninedistämistehtävissä ja heidät on valtuutettu solmimaan sopimuksia yhtiön nimissä. Jos työntekijöillä ei ole valtuuksia sopimusten solmimiseen, yhtiölle ei lähtökohtaisesti muodostu kiinteää toimipaikkaa. Tällaisissakin tilanteissa yhtiölle voi kuitenkin muodostua kiinteä toimipaikka toimintavaltioon, sillä yhtiö ei voi välttää kiinteän toimipaikan muodostumista pelkästään rajoittamalla muodollisesti työntekijöiden toimintavaltuuksia.

Tietyn toiminnan määrittäminen valmistelevaksi tai avustavaksi voidaan tehdä ainoastaan tapauskohtaisesti, riippuen yhtäältä tarkasteltavasta liiketoiminnasta yleensä ja toisaalta toiminnasta kyseessä olevilla markkinoilla. Tapauskohtaisesti jopa ulkomailla sijaitsevasta yrityksestä riippuvaisten edustajien toiminta voi muodostaa yritykselle kiinteän toimipaikan kohdevaltiossa.

Erityisesti työsuhteessa olevien myyntiedustajien suhteen on erittäin työlästä varmistaa, ettei kiinteää toimipaikkaa muodostu missään vaiheessa liiketoiminnan kehittyessä. Joissain tapauksissa voi käydä niin, että tämän vaatimat resurssit, niin työaikana kuin kustannuksina, voivat osoittautua suuremmaksi kuin mitä sivuliikkeen tai tytäryhtiön perustaminen olisi vaatinut.

Jos yhtiö on kotimaassaan verovelvollinen kaikkialla maailmasta saaduista tuloistaan ja toimintavaltiossaan verovelvollinen sieltä saatujen voittojen osalta, yhtiön tulee erottaa toisistaan kotimaan toiminnoista ja ulkomaan toiminnoista saadut tulot.

Liiketoiminnan kehittymisestä ja verorasituksesta riippuen yhtiö voi haluta vaikuttaa verotettavan tulon määrään kotimaassaan tai ulkomailla. Verosuunnittelu on rajoitetusti mahdollista. Kotikutoiset ja ad-hoc-ratkaisut epäonnistuvat kuitenkin usein, erityisesti jos näitä yritetään vasta jälkikäteisesti.

Yhtiön ulkomaisten tytäryhtiöiden ja kiinteiden toimipaikkojen on pidettävä erillistä kirjanpitoa noudattaen kohdevaltion soveltuvaa lainsäädäntöä. Yleisen käsityksen vastaisesti yhtiö ei voi minimoida kotimaassa verotettavaa tulostaan korvaamalla sivuliikkeelle aiheutuneita kustannuksia vuoden lopussa. Pääkonttori ei myöskään voi ottaa vastatakseen kustannuksista, jotka aiheutuvat toisessa maassa olevan toimipaikan asiakkailtaan laskuttamista palveluista. Verovelvollisuus määräytyy yhtiön kirjanpidon perusteella niin kauan kun kirjanpito on toteutettu säädösten mukaisesti ja antaa oikean kuvan kotimaisen ja ulkomaisen yksikön toiminnasta ja kummankin liiketoimintayksikön ansaitsemasta voitosta.

Verosuunnittelu edellyttää etukäteistä suunnittelua. Verosuunnittelun keskeinen työkalu on siten tehtävien ja vastuiden jakaminen kotimaisen ja ulkomaisten yksiköiden välillä. Vastuun jakamisesta päätetään tavanomaisesti samanaikaisesti investointipäätöksen kanssa. Joillain aloilla osa palveluista voidaan suorittaa joko pääkonttorissa tai paikallisesti. On mahdollista sopia, että määrätyt tuotteet, jakelukanavat, teollisuusasiakkaat, hankkeet tai messut kuuluvat pääkonttorin vastuulle, vaikka nämä toiminnot sittemmin synnyttävät tuloja kiinteän toimipaikan sijaintivaltiossa. Tällaisista toiminnoista saatavat tuotot ovat veronalaisia ainoastaan yhtiön kotivaltiossa.

On ehdottoman tärkeää, että verosuunnittelu vastaa todellisuudessa toteutettavaa toimintaa. Menestyksekäs verosuunnittelu edellyttää, että samaan yritysryhmään kuuluvien ulkomaisten ja kotimaisten yhtiöiden välisissä liiketoimissa käytetään vastaavia ehtoja kuin riippumattomien yritysten välisissä liiketoimissa ja sopimusehdot dokumentoidaan kirjallisesti etukäteen. Jos yhtiö kuuluu osana yhtiöryhmään, jonka palveluksessa on yli 250 työntekijää, yhtiön on toimitettava viranomaisille selvitys ryhmän sisäisistä siirtohinnoitteluperiaatteista yhtiön aloittaessa toimintansa Suomessa.

Miksi ulkomainen toimipaikka edellyttää niin paljon enemmän vaivannäköä ja verosuunnittelua kuin kotimainen sivukonttori? Selitys on ilmeinen, kun on tietoinen kussakin tapauksessa vallitsevista erilaisista verotuksellisista intresseistä.

Kun toimipaikat sijaitsevat samassa valtiossa, tulojen kohdentamisella yksiköiden välillä ei käytännössä ole merkitystä kansallisille veroviranomaisille, sillä tulosta maksetaan joka tapauksessa vero kotimaan veroviranomaisille kotimaan säädösten mukaisesti. Jos toinen toimipaikoista sijaitsee ulkomailla, tulon jakautuminen toimipaikkojen kesken vaikuttaa molempien sijaintivaltioiden verotuloihin. On selvää, että molemmat valtiot haluavat suojella omia intressejään.

Tämä johtaa helposti tilanteisiin, missä molempien valtioiden veroviranomaiset vaativat oikeutta verottaa tiettyjä tuloja. Kohtuullisen verosuunnittelun ja kirjallisen dokumentaation avulla voidaan vähentää vaaraa erimielisyyksistä veroviranomaisten kanssa.