Kansainvälisissä transaktioissa on taloudellisten tappioiden välttämiseksi tutkittava ja tarpeen mukaan käytettävä kaikkia mahdollisia menettelyvaihtoehtoja: ALV-kysymykset voivat helposti vaikuttaa kielteisesti kassavirtaan sekä myös yhtiön markkinointiin Suomessa. Virheriskin pienentämiseksi yritysten tulee myös välttää tarpeettoman monimutkaisia järjestelyjä. ALV:n vähennyksen menettäminen muotovirheen takia tai virheellinen arvolisäveroilmoitus yrityksen omista palveluista ja toimituksista voivat aiheuttaa merkittävän taloudellisen vahingon.

ALV:n maksamisen ja hyvittämisen välinen aika voi vaihdella suuresti tapauksen olosuhteista riippuen. Jos yrityksen tai yrittäjän kotipaikka ei arvonlisäverotuksen näkökulmasta ole Suomessa, yhtiö ei luonnollisesti laskuta asiakkailtaan suomalaista arvonlisäveroa, mutta yrityksellä voi olla merkittäviä arvonlisäverollisia kustannuksia, esimerkiksi matkakuluja tai kustannuksia Suomessa järjestettäviin tapahtumiin osallistumisesta. Tällaisista kustannuksista maksettu ALV palautetaan ainoastaan hakemuksen perusteella.

Yleisestä käsityksestä poiketen yritykset voivat hakea ALV-palautusta jo ennen kalenterivuoden päättymistä. Hakemus voidaan toimittaa milloin hyvänsä, kunhan se koskee vähintään kolmea peräkkäistä kuukautta. Palautuksen hakeminen näin lyhyeltä jaksolta on luonnollisesti suositeltavaa ainoastaan silloin, jos odotettavissa on huomattavan suuri palautus. Jos palautuksen määrä on alle 200 euroa, hakemus hylätään.

Vaikka yhtiö on arvonlisäverovelvollinen Suomessa, voi yhtiön maksama ALV esimerkiksi Suomessa tehdyistä hankinnoista silti olla korkeampi kuin yhtiön myynnistä keräämä ALV. Tämä voi johtua yrityksen liiketoiminnan rakenteesta, esimerkiksi pääosa palveluista ja toimituksista voi suuntautua ulkomaille arvolisäveron nollaverokannalla. Sama tilanne voi syntyä suurten investointien seurauksena. Tällaisissa tilanteissa yhtiö ei saa hyvitettyä ylimääräistä maksamaansa arvonlisäveroa tavanomaisen vähennysmenettelyn kautta.

Suomessa arvonlisäverovelvolliset yrittäjät voivat hakea kuukausittain maksamansa ylimääräisen ALV:n palauttamista. Hakemuksessa on ilmoitettava vastaavat tiedot kuin arvonlisäverotuksen kuukausi-ilmoituksessa sekä selitys asianhaaroista, joista johtuen maksettu vero ylittää kerätyn veron kyseisenä kuukautena ja oletettavasti koko tilikautena. Hakemus otetaan käsiteltäväksi, jos ylimääräisen ALV:n määrä on vähintään 2.000 euroa. Ottaen huomioon hakemuksesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset, on kuitenkin epätodennäköistä, että yhtiö hakisi palautusta, jollei palautettavan ALV:n määrä ole huomattavasti suurempi.

Palautushakemusten käsittelyaika on tällä hetkellä noin kolmesta kuuteen kuukautta, jos hakijan kotipaikka ei ole Suomessa. Suomessa arvonlisäverovelvollisten yritysten tekemien hakemusten käsittelyaika on tavanomaisesti kahdesta neljään viikkoa. Koska Suomessa arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröityneet yritykset voivat myös hakea palautusta lyhyemmältä ajanjaksolta, voivat tällaiset yritykset saada palautuksen noin 4,5 kuukautta aiemmin kuin ne yrittäjät tai yhtiöt, jotka eivät ole rekisteröityneet arvonlisäverovelvollisiksi Suomessa. Tämä voi olla merkittävä tekijä päätettäessä sivuliikkeen/tytäryhtiön perustamisesta Suomeen tai vapaaehtoisesta rekisteröitymisestä arvonlisäverovelvolliseksi Suomessa.

Pääsääntöisesti ulkomainen yritys voi tuoda tavaraa tai palveluita Suomeen ilman, että yritys perustaa Suomeen sivuliikettä tai tytäryhtiötä tai ilman rekisteröitymistä Suomen ALV-rekisteriin. Jos yritys ei ole rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi, sovelletaan tavanomaisesti käänteistä verovelvollisuutta. Käänteinen verovelvollisuus tarkoittaa, että myyjän sijasta ostaja on velvollinen maksamaan ALV:n toimituksista ja palveluista Suomessa.

Käänteinen verovelvollisuus ei sovellu tiettyihin aloihin. Näillä aloilla ulkomaisen myyjän tai palveluntarjoajan velvollisuutena on kerätä suomalainen ALV ja tilittää verot Suomen veroviranomaisille. Yrityksen on siten sisällytettävä suomalainen ALV laskuihinsa, joten toimituksista ja palveluista voidaan laskuttaa vasta sen jälkeen kun yhtiö on rekisteröitynyt ALV-rekisteriin. Tämä menettely koskee erityisesti seuraavia suorituksia:

Niissäkin tapauksissa, joissa rekisteröityminen arvonlisäverovelvolliseksi ei ole pakollista, voi se silti olla suositeltavaa markkinoinnin takia. ALV-rekisteröityminen säästää asiakkaat suurelta määrältä muodollisuuksia, koska heidän ei tarvitse ilmoittaa liiketoimia käänteistä verovelvollisuutta varten. Rekisteröityminen arvonlisäverovelvolliseksi voi siten tukea myyntiä, erityisesti jos asiakkaina on pääosin pieniä yrityksiä, jotka eivät harjoita paljoa ulkomaankauppaa ja jotka voivat vierastaa tuntemattomia muodollisuuksia.

Luonnollisesti yrityksen imagoa parantaa entisestään, jos rekisteröitymisen jälkeen toimitukset suomalaisille asiakkaille voidaan laskuttaa kotimaanmyyntinä Suomen ALV:n kera. Tämä edellyttää kuitenkin, että lainsäädännön toimituspaikan tai suorituspaikan määritelmän mukaisesti kyse todella on kotimaanmyynnistä. Rekisteröityminen arvonlisäverovelvolliseksi ei sinällään vaikuta suorituspaikkaan. EU:n sisäinen yhteisömyynti säilyy yhteisömyyntinä rekisteröinnistä huolimatta.

Suorituspaikka voidaan saada siirrettyä Suomeen joissain tilanteissa, jos myyjä ensin tuo tuotteen maahan ja ilmoittaa maahantuonnin yhteisöhankintana ja tämän jälkeen toimittaa tavarat suomalaiselle asiakkaalle kotimaanmyyntinä Suomalaista ALV-kantaa käyttäen. Suomen veroviranomaiset hyväksyvät tällaisen järjestelyn kuitenkin ainoastaan silloin, jos järjestelyä ei tehdä ainoastaan paperilla vaan tavara myös tosiasiallisesti liikkuu kuvatulla tavalla: tavarat tuodaan ensin myyjän varastoon Suomessa ja tavaraa säilytetään jonkin aikaa varastossa, jotta myöhempi toimitus suomalaiselle asiakkaalle voidaan todella katsoa uudeksi liiketoimeksi.

Arvonlisäverotusta koskevat säädökset ovat jo kansallisella tasolla monimutkaisia. Tärkeintä on tiedostaa, että jokaiselle säännölle on lukuisia poikkeuksia. Kansainvälisessä liiketoiminnassa yrityksen on noudatettava kansallisten ulkomaankauppaa koskevien poikkeusten ohella myös kohdemaan kansallisia arvonlisäverosäädöksiä. Jotta tilanne olisi vielä vaikeampi, asioiden selvittämisen kanssa ei voi viivytellä, sillä jo ensimmäinen virheellinen lasku voi aiheuttaa mittavia vahinkoja.

Asiakas voi vähentää maksamansa veron ainoastaan silloin, jos lasku on muodollisesti oikein ja ALV on laskutettu oikein. Asiakas voi vaatia myyjältä hyvitystä tiettyjen määräaikojen puitteissa, jos ALV on laskutettu virheellisesti. Asiakkaan kannattaa myös tarkistaa ALV:n laskutuksen oikeellisuus, ainakin jos asiasta ei ole täyttä varmuutta. Virheellisesti maksettu ALV ei myöskään ole vähennyskelpoinen erä. Jos asiakas ei tarkista laskuja, virhe voidaan huomata vasta vuosien päästä esimerkiksi verotarkastuksen yhteydessä. Tällöin asiakas kantaa riskin siitä, että hyvityksen vaatiminen myyjältä voi olla tuloksetonta.

Toisaalta velvollisuus tilittää arvonlisävero veroviranomaisille ei edellytä, että vero on alun pitäen laskutettu oikein. Virheet ALV-laskutuksessa eivät ainoastaan rasita asiakassuhteita. Pahimmillaan myyjä voi joutua hyvittämään laskuttamansa ALV:n ostajalle, mutta samaan aikaan myyjä ei välttämättä voi saada vastaavista veroista (täyttä) hyvitystä viranomaisilta, mikäli määräaika on ehtinyt jo kulumaan umpeen.