Vuodesta 2007 lähtien Suomen lainsäädäntö on myös edellyttänyt suurilta yhtiöiltä, että ne laativat virallisen siirtohinnoitteludokumentaation etuyhteyssuhteessa olevien ulkomaisten yhtiöiden kanssa tehdyistä liiketoimista. Sääntöä sovelletaan 1. tammikuuta 2007 tai sen jälkeen alkaviin tilikausiin. Siirtohinnoitteludokumentaatio pitää siten esittää ensimmäisen kerran vuoden 2007 verotusta varten eli aikaisintaan 1. heinäkuuta 2008.

Siirtohinnoitteludokumentaatiota koskevia sääntöjä sovelletaan etuyhteyssuhteessa olevien yhtiöiden välisiin rajat ylittäviin liiketoimiin. Liiketoimi on ymmärrettävä laajasti ja käsittää esimerkiksi tuotteiden ja immateriaalioikeuksien myynnin ja ostamisen, palvelut, vuokraamisen, kulujen jakamisen ja myös monenlaiset rahoitusjärjestelyt.

Suomalainen ja ulkomainen yhtiö ovat etuyhteyssuhteessa olevia yhtiöitä, jos toisella yhtiöllä on määräysvalta toisessa tai kolmannella taholla on määräysvalta molemmissa yhtiöissä.

Tässä yhteydessä yrityksen katsotaan olevan toisen määräysvallassa, jos:

Etuyhteyssuhteessa olevien yhtiöiden välisten liiketoimien lisäksi siirtohinnoitteludokumentaatio on laadittava myös liiketoimista ulkomaisen yhtiön ja sen suomalaisen sivuliikkeen tai kiinteän toimipaikan välillä.

Siirtohinnoitteludokumentaatiota koskevat muodolliset vaatimukset koskevat ainoastaan suuryrityksiä. Pienet ja keskisuuret yhtiöt ovat vapautettu näistä velvollisuuksista (ei kuitenkaan markkinaehtoperiaatteesta, ks. alla). Yhtiö ja siihen etuyhteydessä olevat yhtiöt katsotaan suuryritykseksi jos:

Kynnysarvojen ylittämistä arvioitaessa otetaan huomioon yhtiön itsensä lisäksi myös lähiyhtiöt. Määräysvaltaa käyttävien ja määräysvallassa olevien yhtiöiden osalta henkilöstömäärä, liikevaihto ja varat lisätään täysimääräisesti suomalaisen yhtiön vastaaviin tietoihin. Jos yhtiöllä ei ole määräysvaltaa toisessa yhtiössä, mutta yhtiö omistaa vähintään 25 % toisen yhtiön osakkeista tai äänivallasta, lisätään yhtiön tiedot suomalaisen yhtiön tietoihin osakeomistuksen tai äänivallan mukaisessa suhteessa (kumpi hyvänsä on suurempi).

Näin ollen pienet tai keskisuuret suomalaiset tytäryhtiöt voivat olla velvoitettuja toimittamaan siirtohinnoitteludokumentaation, jos yhtiö kuuluu osana suurempaan konserniin.

Velvollisuus laatia siirtohinnoitteludokumentaatio ei koske pieniä ja keskisuuria yrityksiä. Myös niiden on kuitenkin noudatettava markkinaehtoperiaatetta etuyhteyssuhteessa olevien yritysten kanssa tehdyissä liiketoimissa ja veroviranomaiset voivat vaatia – ja käytännössä usein myös vaativat – selvitystä sovelletusta siirtohinnoittelumenetelmästä. Siirtohinnoittelu on koosta riippumatta olennainen kysymys kaikille kansainvälisille yrityksille ja seuraukset laiminlyönneistä ovat käytännössä usein ankarimpia juuri pienille yhtiöille.

Onkin suositeltavaa, että myös pienet ja keskisuuret yhtiöt ylläpitävät kirjallista dokumentaatiota siirtohinnoittelusta – ei pelkästään veroviranomaisten mahdollisia kyselyitä varten vaan ennen kaikkea keinona auttaa etuyhteydessä olevia yhtiöitä järjestämään kansainväliset liiketoimensa järkevällä tavalla. Vaikka tämän dokumentaation ei tarvitse olla niin kattava kuin suuryrityksillä, suuryrityksiin sovellettavia säädöksiä voidaan käyttää esimerkkinä tiedoista, joita dokumentaatioon tulisi kirjata.

Kirjallisen siirtohinnoitteludokumentaation tulee sisältää seuraavat asiat:

Lisäksi yhtiön täytyy ilmoittaa seuraavat tiedot, mikäli yhtiöiden välisten liiketoimien arvo verovuonna on enemmän kuin 500.000 euroa:

Yllä listattujen tietojen esittäminen on vähimmäisvaatimus. Tietojen tarkoituksena on antaa veroviranomaisille riittävät tiedot sen arvioimiseksi, onko yhtiön siirtohinnoittelua tarpeen tarkastella yksityiskohtaisemmin. Veroviranomaiset voivat pyytää ja useissa tapauksissa pyytävätkin lisätietoja. Laajojen lisäkyselyiden välttämiseksi voi olla järkevää, että alkuperäisessä siirtohinnoitteludokumentaatiossa ei rajoituta pelkästään välttämättömiin tietoihin vaan annetaan kattava kuva tarkasteltavien yhtiöiden välisistä liiketoimista ja sovellettavasta siirtohinnoittelumenetelmästä.

Dokumentaation laatimiselle ei ole yleistä määräaikaa. Yhtiön on toimitettava dokumentaatio veroviranomaisten pyynnöstä 60 päivän kuluessa. Tiettyä verovuotta koskeva dokumentaatio on kuitenkin toimitettava aikaisintaan 6 kuukautta verovuoden päättymisen jälkeen.

On kuitenkin suositeltavaa, että yhtiö ylläpitäisi dokumentaation ajan tasalla koko verovuoden ajan, jolloin dokumentaatiota voidaan käyttää myös suomalaisen yhtiön kirjanpidon perustana. Kansainvälisissä yhtiöissä ainoastaan kaikissa yhtiöissä samanaikaisesti toteutettavat kirjaukset varmistavat, että siirtohinnoitteluun perustuvat vähennykset tulevat huomioiduksi kunkin verovuoden osalta ja estävät, että määrättyjä eriä ei veroteta suomalaisen yhtiön ja ulkomaisen yhtiön tulona. Esimerkiksi Suomessa ei ole sallittua muuttaa yhtiön verotusta varten ilmoittamaa tulosta soveltamalla markkinaehtoperiaatetta ainoastaan verotusta varten, vaan muutosten pitää perustua vastaaviin muutoksiin verovuotta koskevassa kirjanpidossa.

Ensinnäkin, Suomen lainsäädäntö sisältää erityisen sanktion dokumentaatiovelvollisuuden laiminlyömisestä. Sakkojen enimmäismäärä on 25,000 €.

Jos (esimerkiksi verotarkastuksen yhteydessä) tulee esille, että yritys ei ole noudattanut markkinaehtoperiaatetta liiketoimissaan etuyhteydessä olevien yhtiöiden kanssa, määrättävät veron korjaukset ja korotukset ovat usein taloudellisesti erityisiä sanktioita vahingollisempia.

Jos markkinaehtoperiaatteen noudattamisesta olisi seurannut, että suomalaisen sivuliikkeen tai tytäryhtiön tulos olisi ollut korkeampi kuin veroilmoituksessa on ilmoitettu, veroviranomaiset määräisivät ensin korjattujen tulojen mukaisen veron täydennyksen. Tämä tarkoittaa yleensä, että samasta tulosta joudutaan maksamaan veroa useammassa valtiossa, sillä tällainen tulo on yleensä ilmoitettu ulkomaisen (emo)yhtiön veronalaiseksi tuloksi. Ulkomaisen yhtiön mahdollisuudet vaatia muutosta verotukseen tällä perusteella riippuvat yhtiön kotipaikan lainsäädännöstä ja muutoksenhaulle asetettujen määräaikojen täyttymisestä.

Lisäksi veroviranomaiset voivat määrätä rangaistusluontoisen veronkorotuksen, enimmillään 30 % ilmoittamatta jääneestä tuotosta. Veronkorotus voidaan määrätä riippumatta siitä tulisiko yhtiön tosiasiallisesti maksaa veroja. Jos yhtiön tulos on ollut tappiollinen, markkinaehtoperiaatteen soveltaminen ei välttämättä riitä muuttamaan tulosta voitolliseksi, mutta voi vähentää ilmoitettuja tappioita. Tällöin yhtiö ei joudu maksamaan (normaalia) tuloveroa, mutta veroviranomaiset voivat silti määrätä ”veronkorotuksen” siltä osin kun ilmoitetut tappiot on ollut suurempi kuin oikea tappio.

Verovelvollinen joutuu lisäksi maksamaan viivästyskorkoa maksettavaksi määrättävälle verolle, jos verotusta on jouduttu korjaamaan veronmaksajan antamien virheellisten tai puutteellisten tietojen takia. Viivästyskorkokanta on tällä hetkellä 11,5 %.

Siirtohinnoitteludokumentaation laatiminen ei ole suomalainen erikoisuus vaan myös monissa muissa Euroopan maissa yhtiöiden on laadittava jonkin laajuinen dokumentaatio. Yhtenäistääkseen monikansallisilta yrityksiltä edellytettävää yritysryhmän sisäisiä liiketoimia koskevaa dokumentaatiota EU on laatinut menettelyohjeen siirtohinnoitteludokumentaation laatimisesta EU:n alueella sijaitseville etuyhteydessä oleville yrityksille (EUTPD). EUTPD koostuu kahdesta osasta:

1) yksittäinen niin sanottu päätiedosto, joka sisältää standardimuodossa tiedot, jotka ovat yhteisiä kaikille EU-jäsenvaltioissa sijaitseville ryhmän jäsenyhtiöille (kuten liiketoiminnan yleiskuvaus ja liiketoimintastrategia, EU:n sisällä tapahtuvien etuyhteyssuhteessa olevien yritysten välisten liiketoimien yleinen kuvaus ja yritysryhmän siirtohinnoittelukäytäntö).

2) jokaisessa jäsenvaltiossa: maakohtainen dokumentaatio, joka sisältää tiedot, jotka ovat merkityksellisiä ainoastaan siinä jäsenvaltiossa (kuten liiketoimintojen määrä siinä valtiossa, tiedot sopimussuhteista ja käytetyt siirtohinnoittelumenetelmät).

Ohje ei sido jäsenvaltioita ja EUTPD:n noudattaminen on yrityksille vapaaehtoista. Esimerkiksi Suomessa ohjeiden taustalla vaikuttavat periaatteet on kuitenkin otettu huomioon lainsäädännön laatimisessa ja EUTPD:n mukainen dokumentaatio täyttää tavanomaisesti myös Suomen lainsäädännön asettamat vaatimukset.